0. Choix de la MRC
L’import de la comptabilité analytique se fait par MRC. En disposant de plusieurs MRC, il devient ainsi d’importer plusieurs comptabilités différentes (réelle/prévisionnelle, établissement A - établissement B, etc).
1. Format du fichier
1.1 Importation par UF ou UM
La comptabilité peut être importée en plusieurs fois. Les comptes doivent être rattachés à une UF ou UM dans le fichier d’import (format CSV, séparateur point virgule obligatoire) :
5 ou 6 champs doivent être présents dans la ligne => Année ; Mois ; Compte ; Montant ; Code UF UM ; (Tag)
exemple : 2010 ;12;H732412 ;53682;1900 ;Correction retard facturation ACE
1.2 Importation des prestations internes
La comptabilité peut être importée en plusieurs fois. Chaque montant doit être rattaché à un compte et une UF ou UM de production et également à un compte et une UF ou UM de consommation dans le fichier d’import (format CSV, séparateur point virgule obligatoire) :
7 ou 8 champs doivent être présents dans la ligne => Année ; Mois ; Code UF UM Prod ; Code UF UM Conso ; Compte produit ; Compte charge ; Montant ; (Tag)
exemple : 2010 ;12;UF4412 ;CHI1;H7001 ;H6001;536.82 ;Prestation interne contrat de pôle
Attention : il est possible d’importer un montant avec comme producteur et consommateur deux comptes de charges ou deux comptes de produits pour la gestion d’écritures qui ne sont pas en partie double.
Dans ce cas, pour conserver la balance comptable globale :
le signe du montant du compte producteur sera inversé si on a deux comptes de charges
le signe du montant du compte consommateur sera inversé si on a deux comptes de produits
2. Options de l’import
2.1 Identifiant de l’import
Un identifiant est à donner pour l’import effectué (peut servir pour supprimer spécifiquement des données issues d’un import spécifique). Cet identifiant est obligatoire et est automatiquement renseigné, modifiable par l’utilisateur si besoin.
2.2 Quatres options pour répartir les montants répartis par UF, par UM ou par UF et UM
Comptes par UF : Si un code UF présent dans le fichier n’est pas trouvé, une erreur est déclenchée
Comptes par UM : Si un code UM présent dans le fichier n’est pas trouvé, une erreur est déclenchée
Comptes par UM et UF (en cas de doublons de code, prendre l’UF) : Si une UM et une UF ont le même code, la préférence est donnée au code l’UF
Comptes par UM et UF (en cas de doublons de code, prendre l’UM) : Si une UM et une UF ont le même code, la préférence est donnée au code l’UM.
2.3 Type de montants
Mensuels : les montants extraits ne portent que sur le mois comptable M. exemple :
fichier importé : J ;10 + F ;30
données calculées en base : J ;10 + F ;30
Mensuels cumulés : les montants extraits sont les cumuls de janvier au mois M d’extraction. L’import traite automatiquement les montants, et affecte au mois M le montant calculé suivant : = montant de la ligne du fichier - somme des montants de tous les mois inférieurs à M, ceci pour un compte/Unité/(Tag) donnés exemple :
fichier importé : J ;10 + F ;30
données calculées en base : J ;10 + F ;20
Répartis : en choisissant cette option, vous devez indiquer les mois à importer et les montants sont répartis sur ces mois sélectionnés au prorata du nombre de jour de chaque mois sélectionné. Les champs Année/mois de chacune des lignes du fichier importé sont ignorés. Ils sont remplacés par le traitement d’import par l’année et la liste des mois sélectionnés dans l’écran d’import. exemple :
fichier importé : F ;30
données calculées en base : J ;15 + F ;15
3. Suppression des montants existants
En effectuant un import, vous avez la possibilité de supprimer des montants importés précédemment et ceci de différentes manières :
où bien en supprimant tous les montants qui sont déjà présents pour la MRC et la période importée
où en sélectionnant spécifiquement un import effectué précédemment via son identifiant d’import
4. Stratégies de récupération de propriétés de comptes
Si un compte n’a jamais été importé en base, ses propriétés sont récupérées de la manière suivante :
Si le compte existe dans une période précédente (ce compte a déjà été importé via un fichier d’import de montants), ses propriétés sont récupérées,
sinon si le compte est présent dans le référentiel M21 tel que livré dans le logiciel, ses propriétés sont récupérées,
sinon si un compte parent au compte importé a déjà été importé dans le logiciel, ses propriétés sont récupérées et affectées au compte en cours d’import,
sinon si un compte parent au compte importé n’a pas lui-même déjà été importé, et qu’il est présent dans le référentiel, ses propriétés sont récupérées et affectées au compte en cours d’import,
sinon si le compte commence par une lettre non présente dans le référentiel, on répète les étapes précédentes en utilisant la lettre H au lieu de la lettre du compte,
sinon ce compte est créé sans propriétés. Celles-ci devront être posées manuellement par l’écran ad-hoc disponible dans le logiciel
5. Erreurs possibles
Erreurs sur le format du fichier
Erreur si des comptes / montants sont présents sur plusieurs années dans le fichier à importer
Erreur si des montants sont déjà présents pour la ou les périodes (année, mois) et pour la MRC concernée, mais seulement dans le cas d’un import de montants cumulés
Erreur dans le cas de Code UM/UF non présents
Avertissement dans le cas ou des comptes importés n’ont pas de propriétés de calcul.
6. Panneau de résumé des montants importés
Le panneau est organisé par onglets correspondants aux années ; pour chaque onglet, un tableau récapitulatif résume le nombre de montants importés par mois, avec la possibilité de filtre par import et de supprimer les montants d’un mois précis.