Pour ce faire, le ou les utilisateurs concernés par la création de documents, doivent être rattachés au “Groupe PLANIPSY-PARAMÈTRES” . Ce paramétrage doit être réalisé dans la page “Superviseur” : (Voir Paragraphe I )

Le terme « variable » désigne un champ de données dans le logiciel.

Il existe deux types de variables pré-remplies, les variables au niveau Établissement (ex : nom du directeur) et les variables concernant une information liée au patient (ex : nom de jeune fille)

À l’étape de paramétrage, ces deux types de variables sont administrables dans l’onglet “Variables” du menu “Paramètres”.

Dans le logiciel, une liste de variable est livrée pré enregistrée :

Une variable commence toujours par les deux signes {{et se termine toujours par les deux signes }}

Pour créer une nouvelle variable nous vous conseillons de prendre exemple sur une existante.

o Exemple : vous souhaitez créer une variable pour le surnom sous lequel est connu le patient, les variables concernant le patient commencent par {{patient _…..}}

NB : les explications pour les informations « synchroniser, ignorer , infos patient etc » à droite de la capture d’écran, seront expliquées plus bas.

Lorsqu’il sera incrémenté dans le document, la variable apparaîtra ainsi : {{patient_surnom}}

ll est possible de créer une variable directement dans un modèle de document, lorsque celle-ci ne sera utilisé que dans ce modèle : dans ce cas, le format sera le même (reprenons l’exemple du surnom) : {{patient_surnom}}

Pour les versions 4.4 et antérieures - La gestion des en-têtes a bénéficié d’une évolution sur la version 4.5 du logiciel.

L’en-tête des modèles documents est modifiable au besoin , ex. : changement de logo, modification de la disposition des coordonnées de l’établissement ou suppression du texte, etc.

Aller sur “PARAMÈTRES / Documents / Entête”

Les modèles de document étant uniques dans chaque établissement, le logiciel est livré sans modèle.

La formation sur site aborde la méthodologie de création et de gestion de document. Les modèles créés lors de cette étape pourront ensuite être utilisés comme base pour les suivants. (certificats, décision, etc)

Chaque modèle créé pourra ainsi être dupliqué pour servir de base à un nouveau modèle. Vous pourrez ensuite personnaliser le modèle en insérant et/ou supprimant et/ou ajoutant les champs de texte et les variables souhaités. .

Conseils :

· Renseigner les champs de haut en bas, et de gauche à droite cela permettra de ne rien oublier

· Enregistrer dès le début, puis enregistrer au fur et à mesure que l’on procède à une ou plusieurs modifications (pour éviter de perdre le travail effectué en cas de changement de page, coupure imprévue etc….)

Renseigner les infos générales : Titre du document, type du document, icône, visibilité. Puis enregistrer :

· (1) Nom du document : nommer le document (ex : Décision 72 h)

· (2) Type de document : typer le document (Ex : Décision 72 h)

· (3) Icône : cocher le type de mesure concernée par le document (SDDE ou SDRE)

o NB : si on crée un document qui peut tout aussi bien concerner les SDDE que les SDRE, on cochera alors les 2

· (4) Visibilité : Choisir qui pourra voir ce document dans la liste des documents proposés dans le dossier du patient PlaniPSY ?

o Médical : utilisateur rattaché au groupe PLANIPSY-MEDICAL : Permissions axées sur la gestion des échéances et des documents de type « médicaux » : certificats, avis…

o Administratif : utilisateur rattaché au groupe PLANIPSY-ADMINISTRATIF : Permissions axées sur la gestion des échéances et des documents de type « administratifs » : décisions, saisines….

NB : l’affectation à l’un de ces groupes est définie et paramétrée en amont lors de la création du profil, pour chaque utilisateur, par les administrateurs dans l’application Superviseur.

Le statut est parfois appelé “bulle” par les utilisateurs

Lors de la création du document, il convient de définir à quel statut du patient il correspond.

Les documents sont différents dèslors qu'ils concernent une mesure SDDE ou une mesure SDRE, c'est pourquoi nous devons impérativement choisir la bulle SDDE ou SDRE La suite du déroulement de la mesure en dépend. L'un relève de la compétence du Directeur, l'autre du Préfet

NB : Le statut représente la situation du patient dans sa mesure de soins sans consentement et cette bulle est présente dans chaque dossier du patient. Ceci permet, à l’ouverture, de savoir où se situe le patient dans le déroulement de sa mesure :

· 72 h : période d’observation des 72 premières heures

· HC attente J12 : le patient est maintenu en HC et est dans la période d’attente d’être présenté devant le juge (12 J)

· PS : le patient est en programme de soins

· Réintégration en HC : le patient vient d’être réintégré et est en attente d’être auditionné par le juge

· HC : le patient est en hospitalisation complète

· Fin de prise en charge : la mesure est levée et cette bulle est sélectionnée lorsqu’on n’a plus à revenir dans le dossier (tous les documents ont été chargés : ordonnance de levée du juge etc…)

Il faut donc cocher la (ou les bulles) concernée(s) par le document (ex : un document peut être généré lorsque le patient est dans sa période d’observation, en attente d’audience à J12 et en réintégration. Il faudra alors cocher les cases/bulles correspondantes (si le document doit être généré que dans un seul cas, alors, on ne coche qu’une case/bulle).

Cocher la (ou les cases) concernée(s) :

· Si un document est dédié à un seul mode de placement (SDT ou SDTU ou ….. ou…..), alors on coche la case concernée :

· Si un document peut être utilisé pour plusieurs modes de placement (ex : pour les SDDE, SDT, SDTU et SPI), alors, on coche les 3 cases

· Idem pour les SDRE

Il faut cocher la case de l’échéance à laquelle est associée le document.

Le but est d’automatiser la génération du document.

Ex : Création du modèle du certificat mensuel, on va cocher la case correspondante

Dans l’échéancier, on voit qu’aujourd’hui on doit générer le certificat mensuel du patient Gilles DUFOUR :

Si on clique directement sur l’icône :

· Dans la bibliothèque de modèles de documents, si on n’a créé qu’un seul modèle pour le certificat mensuel, le document s’ouvre automatiquement

· Si on a créé plusieurs modèles pour le certificat de certificat mensuel (ex : certificat « mensuel et maintien », « certificat mensuel et levée », « certificat mensuel…. » etc….), alors une fenêtre s’ouvre avec une liste récapitulative. Il faudra alors cliquer sur le document pour que celui-ci s’ouvre.

Pour les établissements qui ont acquis la licence pour le module des Isolements et Contentions, il convient de respecter le même principe que pour les échéances associées :

Exemple de liste de documents lorsque l’on clique sur l’icône de « l’information des proches » dans l’échéancier :

Si l’on souhaite une entête dans le document, sélectionner le libellé générique, : EN TÊTE HOPPERTIZ PLANIPSY. Ou le cas échéant, sélectionner « Aucune »

IMPORTANT si l’on choisit de mettre une entête, il faut savoir que :

· Elle n’apparaîtra que lorsqu’on générera le document (mais pas en haut du modèle que l’on est en train de créer).

Les variables sont déjà créées dans PARAMÈTRES / Variables (Autres / Patient / Mesure / Personnes) mais il est possible d’en créer autant qu’on veut et de les classer de manière à les retrouver dans le dossier du patient, organisées par des onglets (voir ci-dessous) :

1 - Code de la variable : pas d’apostrophe, pas de tiret (« du 6 »), pas de majuscule, un code est constitué uniquement de lettres minuscules et de “ _” (« tiret du 8 »)

2 - Libellé de la variable : on peut la nommer différemment du code, mettre des tirets, des majuscules (voir exemple ci-dessus)

3 - Cette partie concerne la synchronisation de l’information provenant de la GAM, en cas de modification dans le dossier d’admission : si l’on veut que l’information correspondante à la variable soit modifiée dans PlaniPSY, alors on sélectionne

« Synchroniser ». Si l’on ne le souhaite pas, on sélectionne « ignorer »

4 - Catégorisation de la variable dans la liste des variables (Autres, Patient, Mesure….)

5 - Cocher la case correspondante : permettre au personnel rattaché au groupe A (Administratif) ou M (Médical) de modifier la valeur de la variable

Les variables sont visibles ensuite dans les dossiers PlaniPSY et permettent de renseigner toutes les informations du patient.

Certaines se remplissent automatiquement lorsqu’il y a une interface entre la GAM et PlaniPSY (identité/mouvements).

Les variables “Autres” sont celles qui sont créées et qui ne peuvent être classées dans l’une ou l’autre des catégories ci-dessus et que l’on a créées (s’il y a lieu) dans : PARAMÈTRES / Variables / VARIABLES PERSONNALISÉES

Cette fonctionnalité permet de créer une variable qui déclenche une combinaison de variables :

Exemple :

Nom de la Variable combinée = “patient identité complète”

Variables déclenchées dans le document : Civilité + Nom + Prénom dans le document. ·

· puis le nom de naissance (dans les variables du patient)

· puis le prénom (dans les variables du patient)

Vous avez à votre disposition une liste de variables diverses telles que :

Vous avez à votre disposition une liste de variables diverses telles que :

· Les articles de loi

· La date (date « simple », date du jour / pour les autres dates :dates d’admission, date de la mesure, etc…Il faut aller dans les informations de la mesure du patient

· Case à cocher

· Etc…

IMPORTANT : certaines de ces variables demandent une modification dès qu’elles sont appliquées sur le modèle. S’il y a plusieurs cases à cocher dans le document, il faut impérativement donner des noms différents pour que les cases ne soient pas reliées entre elles (éviter qu’en cochant une case, toutes les autres se cochent également). Cela peut s’apparenter à un formulaire.

Exemple : si vous avez une liste de documents à cocher, il faut pouvoir les cocher une par une :

Ce sont des variables qui ont une condition.

Exemple : patient civilité, si le patient est une femme (F renseigné dans la variable « sexe » des variables patient), la valeur sera alors Madame

Un grand nombre de variables virtuelles sont à votre disposition mais vous pouvez en créer d’autres si besoin :

Astuce complémentaire :

· Parfois, pour « discipliner » des informations (disposition d’un ou plusieurs textes dans le modèle), il est nécessaire de créer un tableau mais en rendant les bords invisibles.