Principes
BI Query permet de planifier les envois automatiques de rapports par mail.
Ceci dans le but d’enrichir vos échanges en interne et de communiquer les rapports de manières régulières à d’autres services sans que ceux-ci aient besoin de se connecter directement à la plateforme.
Pour cela, il faut d’abord configurer le SMTP : Voir l’article
Créer une planification depuis l'édition d'un rapport
Après avoir enregistré une première fois votre rapport, l'accès à la planification du rapport se débloque.
Depuis l'édition d'un rapport, cliquez sur le bouton symbolisé par un calendrier dans la barre d'outils :
Un formulaire s'ouvre ensuite ; il vous faut remplir plusieurs éléments :
Le message :
donnez un nom à votre planification
un sujet (objet du mail)
sélectionnez vos destinataires (mail et/ou utilisateur.ice plateforme)
sélectionnez le ou les rapports à planifier
rédigez le corps de votre message (corps du mail)
sélectionnez le format d'envoi de vos rapports (PDF et/ou Excel pour les rapports de type tableau/liste)
La planification : attribuez une fréquence d'envoi à vos rapports (sélection de période)
Enregistrez le formulaire : validez votre sélection grâce au récapitulatif proposé
Créer une planification depuis la page d'accueil de BI Query
Vous pouvez également planifier vos rapports depuis la liste présente en page d'accueil de BI Query
Sélectionnez un ou plusieurs rapports, puis cliquez sur le bouton "Planifier" en haut à droite de la page :
Pour le formulaire, le principe est le même que décrit dans la section ci-dessus.
Gérer vos planifications
Après avoir créé votre planification, celle-ci est modifiable dans une page dédiée, listant l'ensemble de vos planifications.
Pour accéder à cette page, deux moyens s'offrent à vous :
Depuis le menu paramètres de BI Query :
En cliquant, depuis votre page d'accueil, sur la vignette de planification associée à vos rapports :
Vous pouvez également utiliser la barre de recherche de la page d'accueil pour recherche vos rapports par nom de planification :
Vous accédez ensuite à la page de gestion des planifications.
Vous pouvez désormais les modifier, les supprimer ou encore les désactiver (suspend l'envoi de mail) :
